"Инфострой" Внедрение

Внедрение


Создание единой базы сметных данных в компании

ГК «ИнфоСтрой» рекомендует использовать вариант централизованного хранения данных, т.е. иметь единую базу данных. Возможные варианты организации хранения данных, их преимущества и недостатки, а также рекомендации и замечания представлены ниже.

Варианты организации хранения данных
(преимущества, недостатки, рекомендации, замечания)


 
Хранение данных на локальном месте
Централизованное хранение данных
(хранение сметных данных со всех рабочих мест в одной базе данных)
 
Недостатки
  • Мало кто из сметчиков выполняют архивацию данных, в лучшем случае от случая к случаю – риск потери данных велик
  • Потеря рабочего времени на обмен данными внутри компании
  • Проблема актуальности данных обмена
  • Каждая локальная БД структурирована по-своему, свои справочники – отсутствует единообразие однородной информации у сметчиков, работающих с локальным хранением данных (проблемы при обмене, передачи данных)
  • Работа на разных версиях программы в рамках одной компании 
 
Преимущества
  • Систематическая архивация данных
  • Экономия рабочего времени на обмен данными внутри компании – осуществляется через регламент доступа к данным
  • Ясна степень готовности сметной документации
  • Нет проблемы актуальности данных внутри компании
  • Единообразное представление однородных данных
  • Позволит упорядочить работу со сметными данными в подразделениях компании
  • Единая версия программы в рамках всей компании
 
Преимущества:
Сметчик сам себе устанавливает регламенты работы со своей базой (как ему удобно или с учетом правил, принятых в отделе, но со своей интерпретацией)
Недостатки:
Необходимость разработать и выполнять регламенты
 
Функции сметчика
Функции сметчика
Функции, которые могут
быть переданы службе
IT
 
Основные
  • Создание сметной документации
Дополнительные
  • Обновление программы
  •  Архивация данных
  • Обмен сметными данными между сметчиками одной компании: выгрузка и отправку через эл. почту или выкладка в папку с открытым доступом
  •  Предоставление данных другим службам компании (распечатка или выгрузка в форматы Excel или Word)
Основные
  • Создание сметной документации
Дополнительные
  • Действия, предписанные регламентами
  • Функции, не переданные службе IT (см. след. колонку)
  • Обновление программы
  • Архивация данных
  • Восстановление данных
  • Настройка разделения прав доступа
 
 
 
Варианты организации централизованного хранения данных
  • На одном из пользовательских компьютеров без помощи служб IT в архивации данных. Недостаток — риск потери данных без возможности восстановления.
  • На одном из пользовательских компьютеров, с помощью служб IT в архивации данных.
  • На сервере, с полной ответственностью служб IT за администрирование базы данных и обновление программы
 
 
 
Организационные мероприятия
  • Создание регламентов по централизованному хранению данных: структура централизованной БД, единые справочники, единые правила создания сметной документации (структура, концевики, справочники цен), права доступа.
  • Согласование и передача регламентов службе ITи заинтересованным службам компании, если они задействованы
 
 
Момент перехода на использование метода централизованного хранение данных
  • количество рабочих мест более одного и предполагается дальнейший рост
  • у других подразделений компании имется заинтересованность в сметных данных
  • имеется готовность или поставлена задача создать единую структуру БД
  •  имеется готовность или поставлена задача разработать единый регламент доступа к сметным данным для передачи службам IT и заинтересованным подразделениям компании.